het doel van het project: welk probleem moet worden opgelost, wat is het streven, is het probleem helder genoeg;
het projectresultaat; wanneer is het doel van het project bereikt;
het proces: welke weg moet bewandeld worden om het resultaat te bereiken;
In deze fase moet definitief worden besloten of er in het vervolgtraject interactief gaat worden gewerkt. De producten in deze fase zijn de startnotitie en/of het projectplan en een commissiestuk.
Projectplan Het succes van interactiviteit met de omgeving staat of valt met een transparant proces. Ten eerste is het van belang dat de opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk tot een heldere eenduidige opdrachtformulering komen. Vervolgens kan deze opdracht dan worden gecommuniceerd naar de actoren aan het interactieve proces. Alleen wanneer dit voor alle actoren duidelijk is, kan een interactief proces slagen. De kans is anders immers groot dat actoren met een verkeerd verwachtingspatroon aan het interactieve proces gaan deelnemen waardoor het proces en ook het resultaat negatief worden beïnvloed.
Raakvlakken Ook moet in kaart worden gebracht of er raakvlakken zijn met andere projecten en hoe deze projecten zich tot elkaar verhouden. Er kan dan afstemming plaatsvinden tussen de verschillende projecten. In een aantal gevallen kan dit ertoe leiden dat afzonderlijke projecten tot deelproject worden benoemd om zo een integrale benadering te bevorderen en een eenduidig optreden naar de deelnemers van het interactieve proces te waarborgen.
Randvoorwaarden Daarnaast wordt geïnventariseerd aan welke randvoorwaarden het project moet voldoen. Het gaat hierbij zowel om eisen waaraan het project absoluut moet voldoen (bijvoorbeeld wetten) als om randvoorwaarden als tijd, kwaliteit en geld. Wanneer er sprake is van te veel randvoorwaarden is het project niet geschikt voor interactief werken.
Communicatieplan Het spreekt vanzelf dat het communicatieplan bij interactief werken een belangrijk onderdeel uitmaakt van het projectplan. In het plan komen de volgende zaken aan bod: actoren in het interactieve proces, interactiedoel(en), interactievorm(en), terugkoppelingsmomenten naar de actoren. Aangegeven wordt hoe alle actoren gedurende het gehele proces betrokken worden bij de beleidsvoorbereiding.
Commissiestuk In het dualisme is de bevoegdhedenverdeling tussen Raad en Dagelijks Bestuur duidelijker dan voorheen. De Raad stelt de kaders vast, waaronder de begroting, rekening en verordeningen. Zij controleert het Dagelijks Bestuur en vervult de volksvertegenwoordigende functie. Het Dagelijks Bestuur voert het ‘dagelijks bestuur’ van het stadsdeel en heeft daarvoor alle bevoegdheden. Voor interactieve beleidsvorming houdt dat in dat indien een onderwerp behoort tot de bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur, het interactieve proces door het Dagelijks Bestuur zal worden gestart. In de meeste gevallen zal dàt de situatie zijn.
Aspecten Voorafgaand aan een interactief proces verzoekt het Dagelijks Bestuur ten aanzien van zijn voorgenomen besluit hierover, aan de griffier om de betrokken commissie zich hierover uit te laten spreken. Het gaat hierbij om de volgende aspecten:
het interactiedoel
randvoorwaarden ten aanzien van het projectresultaat
interactieve ruimte
randvoorwaarden betreffende representativiteit in het geval er sprake is van een interactief proces dat gericht is op consensus of het inventariseren van de mate waarin bepaalde opvattingen of alternatieven in de samenleving worden gedragen.
de interactievorm
de mate en vorm van participatie van wethouders en raadsleden
terugkoppelingsmomenten naar bestuur en deelnemers aan het interactieve proces.
Het is van groot belang dat de interactieve ruimte op deze wijze van tevoren wordt vastgesteld. Voorkomen wordt zo dat de raad na het hele proces, de uitkomst naast zich neerlegt.
Interactieve processen versus inspraak Interactieve processen kunnen nooit de formele inspraak vervangen. Zij kunnen wél een belangrijke aanvulling hierop vormen.
Interactieve processen onderscheiden zich op een aantal punten wezenlijk van inspraak.
Inspraak is een afdwingbaar recht, verankerd in wet- en regelgeving. Een interactief proces is een bestuurlijke keuze: een instrument dat het stadsdeelbestuur kan inzetten als daarvan in een gegeven situatie meerwaarde wordt verwacht.
Inspraak is gebonden aan vaste regels en termijnen. De spelregels voor interactieve processen worden van geval tot geval vastgesteld.
Inspraak is reactief, interactieve processen zijn pro-actief.
Interactieve processen zijn gericht op meedenken en meepraten. Inspraak op het naar voren brengen van bedenkingen en bezwaren tegen een voorgenomen besluit.
Inspraak staat in het teken van rechtsbescherming. Bij interactieve processen staat bestuurlijke vernieuwing centraal.
Voordat met een interactief proces wordt aangevangen is het van belang om na te gaan hoe de inspraak een plaats kan krijgen in het proces. Dat inspraak altijd onderdeel uitmaakt van een beleidsproces dient duidelijk met de deelnemers aan interactieve processen gecommuniceerd te worden.
