E-panels

Een e-panel is een internettoepassing die het mogelijk maakt om met elkaar te discussiëren via het beeldscherm. Het vraagt wat handigheid om die discussies goed op gang te brengen en richting te geven, maar de voordelen zijn ook duidelijk.

• doordat mensen hun mening moeten opschrijven gedragen ze zich vaak meer beheerst dan op sommige 'inschreeuwavonden' gewoon lijkt te worden.
• argumenten zijn in de geschreven discussies belangrijker dan emoties.
• het internet is voor sommige nieuwe doelgroepen toegankelijker dan een inspraakavond.
• deelnemers kunnen bijdragen leveren waar en wanneer ze maar willen.
• er gaat geen woord verloren, ieders mening krijgt de ruimte.

 

Tien tips om het instrument e-panels gericht in te kunnen zetten:

• discussiëren of ICT gebruik is geen doel op zich
• duidelijk begin, duidelijke fases, duidelijk eind
• werk aan synergie tussen internet en live-bijeenkomsten
• maak voor iedereen de spelregels duidelijk
• geef opdrachtgever en moderator een gezicht
• zorg voor betrokkenheid bij de technische afdeling
• deelnemers komen en blijven niet vanzelf
• breng structuur aan maar accepteer de chaos
• gebruik stemtools als opwarmer, maar haal de echte input binnen met de discussietoepassing
• let extra goed op eenvoudig taalgebruik
• breng de resultaten uit op papier

discussiëren of ICT gebruik is geen doel op zich

Een internetdiscussie die wordt ingezet om hip of modern over te komen levert niets op. Zie ICT als een middel, niet als een doel op zich. Onder het hoofdstuk interactiedoelen staat uitgewerkt hoe je de doelstellingen voor je project kan uitwerken.

[top]

duidelijk begin, duidelijke fases, duidelijk eind
Een discussie moet kop en staart hebben. Dat is op het internet niet zo gemakkelijk als met publiek in een zaaltje, want je weet niet wanneer wie de site bezoekt en je kan minder krachtig als voorzitter ingrijpen.

• communiceer een duidelijke begindatum van de discussie
• behandel verschillende onderwerpen in periodes van bijvoorbeeld een week of twee weken. Je kan ook een zelfde onderwerp op verschillende manieren behandelen; in fase 1 de problemen verkennen, in fase 2 brainstormen over mogelijke oplossingen, in fase 3 de ideeën uit fase 2 aanscherpen en toetsen op haalbaarheid.
• geef de discussie een duidelijk eind, en zorg dat er daarna niet meer kan worden bijgedragen op de internetsite.

[top]

werk aan synergie tussen internet en live-bijeenkomsten
De combinatie van Internet met livebijeenkomsten is vaak succesvol. Denk aan de volgende constructen:

• laat de deelnemers op het internet 'huiswerk' maken voor de bijeenkomst. Begin de bijeenkomst met een behandeling van de ideeën die in de internetdiscussie zijn geopperd.
• eindig een discussieavond door afspraken te maken over de stellingen die in de internetdiscussie verder worden uitgewerkt.
• zet een slotbijeenkomst op om de resultaten van de internetdiscussie te presenteren.

[top]

maak voor iedereen de spelregels duidelijk
Zet de spelregels van je discussie op de site en stuur ze eventueel mee met een uitnodiging om deel te nemen aan de discussie.

• maak duidelijk dat de moderator zich het recht voorbehoud om bijdragen te verwijderen. Noteer ook op welke gronden dat gebeurt.
  • niet schelden, niet discrimineren, geen taalgebruik wat aanstootgevend kan zijn voor anderen.
  • laat de ander in z'n waarde, ook als je het niet met hem / haar eens ben. Speel op de bal, niet op de man. 
  • bijdragen die niet erg gericht antwoord geven op de vragen van de moderator horen in de vrije discussie
• beloof dat de moderator altijd een mail stuurt naar degene die een bijdrage heeft gepost die wordt verwijderd - als er een e-mail adres bekend is.
• professioneel betrokkenen staan er anders in dan burgers. Bepaal van te voren of hun input welkom is. Als je ze mee laat doen, dan dienen ze altijd de naam van hun organisatie(onderdeel) te vermelden. Het verschil in kennis, zienswijze en achterliggende belangen kan anders verwarrend werken.

[top]

geef opdrachtgever en moderator een gezicht
Iemand die aan een internetdiscussie meedoet heeft niet graag het gevoel dat zij/hij tegen een computer aan het praten is.

• maak duidelijk wie de opdrachtgever is vanuit het stadsdeel.
• maak duidelijk waarom die opdrachtgever meningen en informatie probeert te achterhalen.
• maak concreet hoe de opdrachtgever met de verzamelde input om gaat.
• geef de opdrachtgever een gezicht door een foto of een korte persoonsbeschrijving te plaatsen.
• ook de moderator kan zich beter persoonlijk en duidelijk profileren in plaats van anoniem en onzichtbaar op te treden.

[top]

zorg voor betrokkenheid bij de technische afdeling
Internettechnieken zijn nog niet helemaal uitontwikkeld. In theorie is het niet zo'n opgave voor een ICT leverancier om degelijk werkende discussietools op te leveren, maar de praktijk is weerbarstig. Ga in ieder geval niet al te snel zwartepieten uitdelen als er iets mis gaat. Soms ligt het probleem bij de leverancier, soms bij de gebruiker, soms zelfs bij de internetprovider.

• maak voor deelnemers duidelijk hoe ze fouten of technische problemen moeten melden
• zorg dat je een goed bereikbaar technisch aanspreekpunt hebt. 
• analyseer samen iedere binnengekomen vraag of foutmelding.
• maak na de analyse duidelijke afspraken over wat voor actie ondernomen wordt en wanneer. 

[top]

deelnemers komen en blijven niet vanzelf
Via het internet is je e-panel gemakkelijk toegankelijk voor veel mensen in het stadsdeel. Dat betekent niet dat ze ook vanzelf mee komen doen.

• reken er op dat het werven van betrokkenen ongeveer net zo veel energie kost als bij inspraakavonden.
• het verspreiden van folders of het aankondigen van de discussie in stadsmedia kan helpen, maar vergeet vooral niet de min of meer persoonlijke contacten van wijkcoördinatoren etc. aan te spreken.
• verstuur eventueel gepersonaliseerde uitnodigingen
• benader een aantal deelnemers persoonlijk om meteen de eerste dag bijdragen te leveren. Als het eerste schaap nog niet over de dam is kan je lang wachten tot er wat gebeurt op de site.
• maak de deelnemers duidelijk wat hun belang bij de discussie is en wat de ruimte is die het stadsdeel biedt om de besluitvorming te beïnvloeden.
• zorg dat je de e-mail adressen hebt van de deelnemers en blijf ze op de hoogte stellen van voortgang op de site.
• stuur naar individuele medewerkers mail als er op hun bijdragen is gereageerd.

[top]

breng structuur aan maar accepteer de chaos
Als moderator heb je de taak om een lijn in de discussie aan te brengen. Als je dat niet doet komt er van de discussie helemaal niets terecht. Maar reken er ook op dat sommige deelnemers je hints om de discussie in een bepaalde richting te sturen niet oppikken.

• reken op niveauverschillen. De ene burger spreekt de taal van bestuurders, de andere struikelt over elk woord met meer dan drie lettergrepen. Dat levert chaos op, maar zie die chaos maar als charmant bijproduct van onze democratie.
• maak ruimte vrij voor 'vrije discussies'.
• neem ook 'lastige mensen' serieus. Sommige burgers ervaren problemen die ze graag bij de overheid zouden neerleggen. Jouw forum wordt dan gebruikt voor het spuien van verontwaardiging over een thema dat niets heeft te maken met jouw interactieve traject. Weghalen kan, maar treed dan wel eerst in contact met de lastige bezoeker en probeer het gevoel van kastjes en muren weg te nemen.

[top]

gebruik stemtools als opwarmer, maar haal de echte input binnen met de discussietoepassing
Stemtools werken altijd goed als opwarmertje. Internetgebruikers houden van stemmen, en als je goede vragen stelt kan een stemming ook de deelnemers helpen om de dilemma's waar het stadsdeel voor staat te begrijpen. Stemmingen moeten echter niet worden opgevat als sociaal wetenschappelijk onderzoek. Daarvoor is de representativiteit van de deelnemers vaak niet goed genoeg. Om echt input te verzamelen moet je dus de discussieapplicaties gebruiken waarmee je ook open vragen kan voorleggen.

[top]

let extra goed op eenvoudig taalgebruik
Onderzoek toont aan dat mensen minder geduldig lezen vanaf het beeldscherm. Een reden om extra goed te letten op je taalgebruik.

• een professioneel tekstschrijver is altijd bezig met de vraag 'hoe wordt dit ontvangen' in plaats van 'wat moeten we zenden'.
• formuleer puntig, concreet en kort. Gebruik voorbeelden.
• vermijd lange zinnen, tangconstructies, afkortingen, ambtelijk taalgebruik en passieve vormen.
• deel je teksten op in overzichtelijke korte paragraven. Paragraven mogen korter dan in tekst voor papier. Op papier is het niet conventioneel om een paragraaf te beginnen met een wending (want, daarnaast, ...), maar op het internet mag dat wel.
• zet boven de paragraven korte kopjes. Houd de kopjes concreet in plaats van lollig of metaforisch.
• de tekst wordt extra overzichtelijk als alle kopjes vergelijkbare tekstvormen hebben (parallel kopgebruik)
• vermijd verwijzingen als 'hierboven', 'hiernaast' etc..
• bedenk dat bezoekers niet noodzakelijk je site aflopen in de volgorde die jij bedenkt. Iedere pagina moet dus op zich zelf kunnen staan.

[top]

breng de resultaten uit op papier
Besluitvormers zijn vaak niet zo goed thuis op het internet. Het zijn vaak drukke mensen die niet even rustig de discussie op het internet gaan volgen of analyseren. Besluitvormers zijn juist wel weer gewend om rapporten te lezen. Als de input voldoende is en je wilt dat er echt wat wordt gedaan met de resultaten is een papieren verslag onmisbaar.

• vat de resultaten van je discussie op twee a drie kantjes samen
• doe kort verslag van het verloop van het traject
• vat de discussie samen maar gebruik ook citaten
• zet concrete aanbevelingen duidelijk op een rij

[top]